Либор Кубин Напоследък много се говори за метода GTD – Getting Things Done, който помага на хората да бъдат по-продуктивни, да управляват работата и личния си живот. На 27 април в Чешката република ще се проведе първата конференция за този метод и Jablíčkař.cz покани един от най-известните на интервюто. Лукаш Грегор, учител, редактор, блогър и също GTD преподавател.
Поздрави, Лукас. Да кажем, че никога не съм чувал за GTD. Можете ли да ни кажете като лаици за какво става дума?
Методът Getting Things Done е инструмент, който ни позволява да бъдем много по-продуктивни. Основава се на факта, че въпреки факта, че мозъкът е очарователен орган, той има определени ограничения, които ние самите бойкотираме (или не осъзнаваме). Например, като го наводните или по-скоро плевите по напълно неразбираеми причини. В такова състояние той трудно може да се използва в пълния си потенциал при творчески процеси, при мислене, при учене и дори не може да си почине пълноценно. Ако помогнем на главата си от баласт (което означава: от неща, които всъщност не трябва да носим в главите си), ние правим първата стъпка към ефективността.
А методът GTD предлага насоки само с няколко стъпки, за да стигнете до това състояние на спокойствие и способност за фокусиране. Как да изчистите главата си с помощта на дрямка елементи в така наречената пощенска кутия и как да организирате всичките си проекти и „задачи“, независимо дали са лични или свързани с работата, в ясна система.
За кого е предназначен методът, на кого може да помогне?
Тече ми устата, че пасва за всеки, има своите недостатъци. Ако го разгледам през различните видове работни места, тези, които по същество разчитат на острота и реагиране на околната среда (например пожарникари, лекари, но също така и различна техническа поддръжка, хора по телефоните...) ще могат да използват само част от метода, или просто те ще използват метода за своето лично развитие, лично ниво. Освен това не е метод за всеки, защото има хора, които намират всеки ред, систематизация за ужасяващи или просто ги парализират повече от хаоса.
И всъщност още една категория – със сигурност не е за тези, които със собствената си слаба воля вписват всичките си проблеми в метода, смятайки, че той сам ще им помогне, може би дори да водят по-щастлив живот...
Всички други групи хора могат да започнат с GTD.
Има ли други подобни методи? Ако е така, как бихте ги сравнили с GTD?
Има нужда да се демистифицира донякъде GTD. Без да навлизаме в историята на съображенията за производителност, разбираемо е имало опити за решаване на проблеми с управлението на времето от дълго време (да, още през древна Гърция). Въпреки че GTD не е пряко за това, той също не е някакво ново чудо, лекарство, което Дейвид Алън би изобретил неочаквано чрез неистови експерименти в лаборатория. Методът съдържа повече здрав разум, отколкото експериментиране, дори бих се осмелил да кажа еретичен този етикет метод вреди й по някакъв начин и бих наблегнал точно на този аспект инструменти a логическа последователност от стъпки, което може да помогне.
Просто предполагам, че със сигурност има подобни методи, подходи, които говорят за това как най-добре да подредите "задълженията си", някои имат такива методи, без да ги четат от никъде, просто се сещат. (Между другото жените водят в тази посока.) Но ако намеря някой друг направо инструмент, което пряко се отнася за GTD, със сигурност ще бъде методът ZTD (Zen To Done, преведено като Дзен и направено тук). Това е подходящо решение, ако човек вече е помирисал GTD и е започнал да решава проблема с приоритизирането на задачите, защото Leo Babauta комбинира GTD с подхода на Stephen Covey и формулира всичко по такъв начин, че да е просто. Или подходящо решение, ако не иска да решава GTD, дори не иска да чете Кови, той е по-скоро фрийлансър, минималистично същество.
И така, каква е първата стъпка по пътя към GTD, ако осъзная, че искам да направя нещо с времето и задачите си?
Винаги препоръчвам на начинаещите да правят поне два, три часа често за пълно спокойствие. Пуснете си приятна музика, може би отворете бутилка вино. Вземете лист хартия и ги напишете всички върху него, или в точки, или като използвате мисловна карта проекти, по който работят в момента. Извлечете максимума от главата си. Може би така наречените области на интерес (= роли), които обичам да използвам, например служител, съпруг, баща, спортист... и индивидуални проекти или групи/списъци със задачи, също ще помогнат.
Защо всичко това? В края на краищата, след като извадите тези основи от главата си, ще можете да започнете да практикувате GTD. Започнете да отлагате, запишете входящия стимул и след това го присвоете на проекта, който вече сте маркирали при сортирането.
Но въпросът също включваше направи нещо с времето си. В тази посока GTD не е най-подходящият, или тя създава фона, основата, но не става дума за планиране. Тук бих препоръчал да вземете книга Първо най-важното, или просто да спра, да си поема въздух и да си помисля къде съм в момента, къде искам да отида, какво правя за това... По-скоро е за друг дебат, но GTD ще позволи на човек да спре и да вземе дъх.
Какво ми е необходимо, за да използвам GTD? Трябва ли да купувам инструменти? Какво бихте препоръчали?
Разбира се, методът е преди всичко правилните навици, но не бих подценил избора на средство, защото от него зависи и колко добре ще се справим с метода. Особено в началото, когато тепърва изграждате доверието си в метода, доброто средство е много важно. Бих могъл да препоръчам някое специализирано приложение, но бих бил по-внимателен. За начинаещи имам добър опит с Wunderlist, който е по-скоро сложен „списък със задачи“, но някои процедури вече могат да бъдат изпробвани и научени върху него.
Но някои хора се чувстват много по-удобно с хартиено решение, което има своя чар, но и своите граници, определено не е толкова гъвкаво при търсене и филтриране на задачи.
Защо методът има повече софтуерни приложения за Apple, отколкото за Windows? Този факт проявява ли се по някакъв начин сред интересуващите се от метода?
Предложението за Windows не е малко, но това са предимно инструменти, които съществуват, а не се използват. Преобладаването на GTD приложенията за платформата на Apple може да се извлече и от групите, които работят с метода – доста често те са фрийлансъри или хора от ИТ сферата. И ако влезем в корпоративния свят, е възможно да използваме Outlook директно за GTD.
Има ли разлика между използването на GTD за студенти, ИТ мениджъри, майки, които си стоят вкъщи или дори възрастни хора?
По принцип не. Само проектите ще бъдат различни, за някои ще преобладава по-детайлното разделение на отделни стъпки, докато за други ще преобладава работата с рутини. Именно това е силата на GTD, неговата универсалност.
Какво прави метода GTD толкова уникален, че печели нови и нови почитатели?
Отговарям частично на това в предишни отговори на въпроси. GTD се основава на здравия разум, зачита функционирането (и ограниченията) на мозъка, представлява процедура за организиране на нещата и това не трябва да са само задачи, но и оформлението на офиса или нещата в работилницата. Универсален е и определено може да помогне скоро след имплантирането, което смятам за голямо предимство. Резултатите са осезаеми и незабавни, което е необходимо. Освен това можете да започнете да работите с него дори по време на периода на пресата. Ако възнамерявате да започнете да мислите за мисията си, това би било наистина доста трудно в куп горещи срокове.
Просто бих внимавал с тази дума уникален, по-скоро го приемам като нейна силна страна. Дали е уникален, оставям на тези, които се интересуват. Устройва ме, че GTD просто дойде при мен, когато имах нужда, помогна ми и затова го разпространих по-нататък.
Как изглежда GTD извън Чехия? Как е в страната на произход, САЩ?
Всичко, което мога да кажа е, че разпространението и осведомеността изглежда са по-големи на запад, отколкото тук. Но не го следя особено, всъщност нямам много причини. За мен е важен собственият ми опит и опитът на тези, които се свързват с мен, които четат сайта mitvsehotovo.cz, или които преминават през моите обучения. Чета и разглеждам специализирани блогове от чужбина, но картографирането на състоянието на GTD в света е област, която в момента е извън нуждите ми.
Обратно, каква е общността на феновете на GTD в Чехия?
Открих, че живея в една донякъде изкривена реалност. Заобиколен от редица потребители на GTD, за известно време имах впечатлението, че все пак е нещо толкова познато! Но хей, по-голямата част от света около мен никога не е чувал за GTD и в най-добрия случай може само да използва думата управление на времето.
Е, тогава има и странна група хора, които смятат, че GTD се превръща в вид религия, но наистина не знам откъде идва това чувство. Защото някой, който го използва, споделя своя опит или търси съвети и съвети от други?
Обхватът на общността на феновете на GTD в Чешката република не може да бъде надценен. 376 респонденти отговориха на специализирана анкета, която беше съставена като част от дипломна работа, което ни изненада приятно. Уебсайтът Mítvšehotovo.cz се посещава от приблизително 12 хиляди души на седмица, но уебсайтът концептуално се разшири, за да включва други области на личностно развитие, така че това число не може да се приеме като отговор на интереса към GTD в Чешката република.
Вие участвате в организацията 1-ва GTD конференция тук. Защо е създадена конференцията?
Възприемам най-вече два основни мотивационни импулса за конференциите: а) да дадат възможност за среща на дадената общност, да се обогатят взаимно, б) да привлекат немаркираните хора извън този кръг и да разширят полезрението им с нещо, може би дори до образовам...
Може ли начинаещ или пълен лаик относно GTD да дойде на конференцията? Няма ли да се почувства изгубен там?
Напротив, вярвам, че тази конференция беше щастлива да приветства начинаещи или непосветени. Нашата цел не е - както някои ни обвиняват - укрепване култ към GTD, а да говорим за производителност и ефективност, да намираме начини да подредим нещата, да балансираме работата и личния живот и т.н. А за това е необходимо зрението на онези, които никога не са чували за никакви методи или все още ги търсят. Между другото - и аз все още съм търсач, въпреки че тренирам GTD.
Опитайте се да привлечете нашите читатели на конференцията. Защо трябва да я посещават?
Интуицията ми подсказва, че всичко ще протече в много приятна атмосфера. Обстановката е прекрасна, екипът от хора, които го организират, са ми близки по човешки, поканените лектори и гости са качествени, казват, че трябва да има отлични напитки и храна... Е, мисля, че ще бъде просто отлично ден!
Какво бихте казали на хората, които не могат да се справят със задачите си в работата и биха искали малко ред и в личния си живот?
Алфата и омегата е осъзнаването на ценността на дара, който сме получили и който продължаваме да получаваме, с всяко събуждане за нов ден. Че сме, че живеем. Ние живеем в определено пространство и в определено време. И точно това време е величина с толкова много неизвестни, че трябва да го наблюдаваме много повече. Можем да спестим пари, можем и да ги вземем назаем от някого, времето просто минава, колкото и да мислим за това. Би било чудесно, ако сме му благодарни и го ценим. Само тогава организирането и планирането могат да имат смисъл и да бъдат наистина ефективни.
Ако искате да научите повече за метода GTD, можете да дойдете и да видите 1-вата GTD конференция в Чехия с цял набор от най-добрите лектори и лектори в областта на този метод. Уебсайтът на конференцията и възможността за регистрация можете да намерите по-долу от тази връзка.
Лукас, благодаря ти за интервюто.
