Иржи Филип Търговско съобщение: Текущото предложение на пазара за системи за управление на малък бизнес е наистина широко. В същото време изборът на правилния софтуер е наистина важно решение. В крайна сметка не искате след няколко седмици да разберете, че сте направили неподходящ избор, да преминете към друго приложение и да обучите целия екип от самото начало. И така, как да се ориентирате в претъпкания пазар и да изберете софтуер, който ще расте с вас, като същевременно е в крак с най-новите тенденции?
Вижте нашите съвети как да изберете най-добрата система за вашия бизнес и на какви изисквания трябва да отговаря информационният софтуер.
Защо да използвате система за управление на малък бизнес?
Има много причини, поради които бизнесът трябва да използва корпоративен софтуер. Не само големите компании, където е естествено да се поддържа организация в цялата компания и всички екипи. Но също така и за малки компании, където подобен инструмент за управление на бизнеса може да бъде мощен инструмент за подобряване на фирмените процеси. Това води до повишаване на конкурентоспособността и успеха на компанията в дългосрочен план.
Може би сте в ситуация, в която вашата компания вече използва някои инструменти... един за фактуриране, един за комуникация, управлявате паричните потоци в Excel, в другия Excel имате списък с клиенти, календар, извлечения и всичко останало на хартия . Ако това решение ви изглежда малко хаотично, тогава потърсете по-всеобхватна система, която покрива повечето от нуждите ви за управление на бизнеса на едно място.
Основните причини, поради които дори малките компании трябва да внедрят система за управление на компанията:
- Подобряване на ефективността и производителността: Ефективен информационна система на предприятието позволява автоматизиране на процесите, намаляване на грешките при ръчно въвеждане или копиране на данни и значително спестяване на време. Това води до подобрена ефективност и производителност на работниците и повишава производителността на компанията.
- По-добро управление на времето: Системата за управление на бизнеса улеснява планирането и организирането на време, задачи и проекти, позволявайки на служителите да се съсредоточат повече върху работата си и да намалят стреса.
- По-ефективно споделяне и управление на информация: Информационна система за управление помага при управлението на данни и информация и позволява по-добър достъп и споделяне на данни между различни отдели и служители. Това води до подобрено сътрудничество между служителите, освен това имате всички важни документи на едно място и това означава край на трескавото търсене в документи.
- По-точно и по-бързо вземане на решения: Системата за управление на компанията предоставя информация в реално време за състоянието на проектите и дейностите на компанията, което позволява по-бързо и по-добре информирано вземане на решения.
- Намаляване на разходите:Информационна система за малкия бизнес позволява по-добро планиране и контрол на приходите и разходите и помага за идентифициране на области, в които разходите могат да бъдат намалени.
Кои функции да търсите в системата за управление на компанията?
Автоматизация
Системата за управление на бизнеса трябва да позволява автоматизирането на повтарящи се процеси или прости дейности, за да се сведат до минимум грешките и загубата на време за повтарящи се задачи. Автоматизацията може включват, например, периодично фактуриране, напомняния за плащане, автоматично изпращане на имейл, генериране на отчети или създаване на задачи или проекти от шаблони. По този начин може да се намали натоварването на служителите, да се намалят грешките и да се подобри ефективността на работата.
Облачно съхранение на данни
Използването на облачно съхранение на данни може да позволи по-лесно и по-безопасно споделяне на данни в рамките на компанията, всичко е ясно на едно място. Освен това позволява достъп до данни от всяко място и по всяко време, което повишава ефективността на работата и дава възможност за бърз обмен на информация. Облачното съхранение на данни ще бъде оценено и от всички компании, в които членовете на екипа работят например от домашен офис.
Управление на задачите
Софтуерът за управление на бизнеса трябва да позволява лесно проследяване и управление на задачите и техните крайни срокове. Това може да включва, например, планиране и възлагане на задачи, проследяване на състоянието на изпълнение на задачата и напомняне за висящи задачи. Благодарение на това членовете на екипа могат разпределят работата по-ефективно, следят натовареността си и изпълняват всички възложени задачи навреме.
Управление на проекти
Системата за управление на компанията трябва да позволява ефективно управление на проекти, включително планиране, координиране и наблюдение на напредъка на проекта. Това включва например планиране на бюджета, ефективност и рентабилност на проектите. Такава система позволява на компанията да управлява по-добре своите проекти и да постига по-добри резултати и печалби.
В идеалния случай избраният инструмент трябва да предлага множество опции за графично представяне на проекти, като Kanban дъски, диаграми на Гант или таблични прегледи за ясна визуализация на проекти, бюджети, възлагане на задачи, статус и напредък.
CRM
Бизнес софтуерът трябва също да включва инструменти за управление на взаимоотношенията с клиенти (CRM). Това позволява на компанията да комуникира по-ефективно с клиентите и да управлява по-добре техните изисквания.
Ако системата ви позволява да синхронизирате CRM с други процеси, като управление на проекти, фактуриране, управление на договори или планиране на паричните потоци, в рамките на една платформа за управление на бизнеса, можете да видите клиентите си от 360° перспектива.
Управление на натоварването на служителите
Функцията за управление на натоварването на служителите ще ви помогне да разпределите по-ефективно работата между отделните членове на екипа и по този начин да постигнете оптималното им натоварване. Фирмената информационна система трябва да позволява планирането на времето и задачите по такъв начин, че те да бъдат разпределени справедливо и служителите да бъдат натоварени адекватно според техните способности и изпълнение на работата. В същото време трябва да бъде системата може да следи натоварването и при необходимост предлага подходящо решение, например чрез преразпределение на задачите или увеличаване на броя на служителите в даден екип. То ще позволи повишена производителност и удовлетворение на служителите, което допринася за дългосрочния успех на компанията.
Съвети за избор на най-добрия софтуер за малкия бизнес
Когато избирате софтуер за малък бизнес, важно е да идентифицирате нуждите си и да вземете предвид бюджета си.
Също така вземете предвид лекотата на внедряване и използване на софтуера, възможността за интегриране с други системи и софтуер, мобилното приложение и сложността на функциите.
1. Определете вашите нужди:
Преди да започнете да търсите правилния софтуер, помислете какви функции и функции са ви необходими, за да управлявате бизнеса си.
Имайте предвид, че някои софтуери предлагат специализирани функции за определени индустрии, докато други са универсални и могат да бъдат адаптирани към нуждите на различни индустрии.
2. Лесно инсталиране и използване на софтуера:
Помислете колко бързо можете да внедрите нов софтуер във вашия бизнес и колко лесен е за използване.
Намирането на софтуер с интуитивен интерфейс и лесна настройка може да спести време и да сведе до минимум обучението на служителите. В идеалния случай софтуерът разполага с онлайн уроци и видеозаписи за обучение, които да ви помогнат с обучението, или предлага консултации, където можете да се консултирате относно внедряването на системата във вашата компания.
3. Решения с функционалност за финансово управление:
По-усъвършенствано софтуерно решение с функционалност за финансово управление може да помогне на малкия бизнес да проследява и управлява финансовите операции. Това ще ви даде преглед на приходите и разходите в момента и в близко бъдеще или изпълнението на бюджетите. Можете да предвидите развитието на паричния поток за следващите месеци, рентабилността на проектите и слабите места, където парите изтичат ненужно в компанията.
4. Възможност за интеграция с други системи и софтуер:
Помислете какъв друг софтуер използвате и дали новият софтуер е съвместим и може лесно да се интегрира с други системи. Следователно достъпният програмируем интерфейс (API) е ключов. Make също е популярна платформа за интеграция, която позволява разширена интеграция и автоматизация.
Търсенето на софтуер с функции за импортиране и експортиране на данни може да улесни работата ви и да сведе до минимум ръчното въвеждане на данни.
5. Помислете за бюджета си:
Когато избирате софтуер, съобразете бюджета си и се опитайте да намерите решение, което отговаря на вашите нужди и е достъпно за вашия бизнес.
Бъдете внимателни, когато сравнявате оферти и преценете дали допълнителните функции си заслужават по-високата цена. Безплатната пробна версия трябва да е нещо естествено.
6. Мобилното приложение включва:
Наличието на мобилна версия на системата за управление на бизнеса позволява на вас и вашите служители да останете свързани и отзивчиви в движение, независимо от текущото местоположение и оборудване. Това е особено важно, когато става въпрос за управление на хибридни и отдалечени екипи и дейности.
Имайте предвид, че мобилното приложение трябва да е лесно за използване и достъпно на различни операционни системи.
7. Изчерпателни функции за отчитане:
Софтуерно решение с изчерпателни функции за отчитане може да помогне на малкия бизнес да наблюдава и анализира ефективността на вашия бизнес, да следи ефективността на вашите дейности, проекти и кампании, така че да можете да реагирате гъвкаво на възникващи ситуации.
В идеалния случай вашият фирмен софтуер ще предостави ценна информация за вашите финансови резултати, напредък на проекти и задачи, капацитет и използване на служителите и много други. В допълнение, усъвършенстваното решение ви позволява да създавате свои собствени графични отчети и да задавате различни критерии за агрегиране и сортиране на данни.
8. Комуникационна функция на компонентите:
Търсенето на софтуер с комуникационни функции като инструменти за чат или споделяне на файлове може да помогне на бизнеса да управлява ефективно вътрешните комуникации.
Освен това търсенето на софтуер, който може да се интегрира с други комуникационни инструменти като видео разговори, може да бъде полезно за лесно екипно сътрудничество.
Вече сте избрали?
Като собственици на малък бизнес имаме много работа и често не е лесно да обединим всичко. Правилното софтуерно решение за управление на вашия бизнес може да ви даде голямо предимство пред конкуренцията. Внезапно ще получите преглед – на поръчки и задачи и техните срокове, клиенти и комуникация с тях, парични потоци и натовареност на отделните членове на екипа. Ще спестите много време, прекарано в повтарящи се задачи с ниска добавена стойност. Вместо това можете да насочите енергията си към иновации и решения, които движат вашия бизнес напред.
Автор: Caflou - Всичко в една система за управление на малки и средни фирми
Caflou ще ви помогне ефективно да управлявате цялата компания и нейните финанси. Това ще ви позволи да наблюдавате паричния поток и да прогнозирате бъдещото му развитие. Ще се отървете от рутинната работа, ще намалите процента на грешки, ще подобрите работата в екип и ще увеличите ефективността на компанията. Всичко на едно място. Отвсякъде и на достъпна цена.
