Ондрей Холцман Според мнозина електронната поща е остарял начин за комуникация, но никой не може да се отърве от нея и я използва всеки ден. Проблемът обаче може да не е в имейла като такъв, въпреки че мнозина със сигурност няма да се съгласят, а в начина, по който го използваме и управляваме. Използвам приложението Mailbox повече от месец и мога да кажа без мъчения: използването на електронна поща стана много по-приятно и преди всичко по-ефективно.
Трябва да се каже предварително, че Mailbox не е революция. Екипът за разработка, който закупи Dropbox поради успеха си малко след пускането на приложението (тогава само за iPhone и с дълъг списък на чакащи), изгради само модерен клиент за електронна поща, който комбинира добре познати функции и процедури от други приложения , но често напълно пренебрегван в електронната поща. Но допреди няколко седмици нямаше смисъл да използвам пощенска кутия. Дълго време съществуваше само на iPhone и нямаше смисъл електронните съобщения да се управляват по диаметрално различен начин на iPhone, отколкото на Mac.
Но през август настолната версия на Mailbox най-накрая пристигна, засега със стикер бета, но също така е достатъчно надежден, че незабавно замени предишния ми имейл мениджър: Поща от Apple. Разбира се, пробвал съм и други алтернативи през годините, но рано или късно винаги се връщам към системното приложение. Другите обикновено не предлагаха нищо съществено или новаторско в допълнение.
Управление на електронната поща по различен начин
За да разберете пощенската кутия, трябва да направите едно фундаментално нещо, а то е да започнете да използвате електронната поща по различен начин. Основата на Mailbox е, следвайки примера на популярните книги със задачи и методи за управление на времето, да достигне така наречената Inbox Zero, т.е. състояние, в което няма да имате никаква поща във входящата си кутия.
Лично аз подходих към този метод с по-малко опасения, защото никога не бях свикнал с чиста входяща кутия за имейли, напротив, редовно преглеждах стотици получени съобщения, обикновено несортирани. Въпреки това, както разбрах, Inbox Zero има смисъл, когато е правилно внедрен не само между задачите, но и в електронната поща. Пощенската кутия е тясно свързана със задачите - всяко съобщение всъщност е задача, която трябва да изпълните. Докато не направите нещо по въпроса, дори и да го прочетете, той ще "светне" във входящата ви кутия и ще изисква вашето внимание.
Можете да извършите общо четири действия със съобщението: да го архивирате, да го изтриете, да го отложите за неопределено/неопределено време, да го преместите в съответната папка. Само ако приложите една от тези стъпки, съобщението ще изчезне от входящата кутия. Лесно е, но много ефективно. Подобно управление на електронната поща определено може да се практикува дори без Mailbox, но при него всичко е адаптирано към подобно боравене и е въпрос на научаване на няколко жеста.
Имейл входяща кутия като списък със задачи
Всички входящи имейли отиват във входящата кутия, която се трансформира в трансферна станция в пощенската кутия. Можете да прочетете съобщението, но това не означава, че в този момент то ще загуби точката, обозначаваща непрочетено съобщение, и ще се побере сред десетки други имейли. Inbox трябва да съдържа възможно най-малко съобщения и да е в очакване на нови, без да се налага да се ровите в стари, вече разрешени „случаи“ при получаването им.
Веднага щом пристигне нов имейл, той трябва да бъде обработен. Mailbox предлага различни процедури, но най-основните изглеждат приблизително така. Пристига имейл, отговаряте му и след това го архивирате. Архивирането означава, че ще бъде преместено в папка Архив, която всъщност е нещо като втора входяща кутия с цялата поща, но вече филтрирана. От главната входяща кутия, в допълнение към архивирането, можете също да изберете незабавно изтриване на съобщението, като в този момент то ще бъде преместено в кошчето, където вече няма да имате достъп до него, например чрез търсене, освен ако изрично желаете да го направите, така че повече да не се притеснявате от ненужна поща.
Но това, което прави пощенската кутия толкова ефективен инструмент за управление на електронна поща, са другите две опции за обработка на съобщения във входящата кутия. Можете да го отложите за три часа, за вечерта, за следващия ден, за уикенда или за следващата седмица - в този момент съобщението изчезва от входящата кутия, само за да се появи отново в нея като "ново" след избрания час . Междувременно е в специална папка „отложени съобщения“. Отлагането е особено полезно, когато например не можете да отговорите на имейл веднага или трябва да се върнете към него в бъдеще.
Можете да отложите нови съобщения, но също и тези, на които вече сте отговорили. В този момент пощенската кутия замества ролята на диспечера на задачите и от вас зависи как ще използвате нейните опции. Лично аз се опитах няколко пъти да свържа пощенския клиент със собствения си списък със задачи (в моя случай Неща) и решението никога не беше идеално. (Можете да използвате различни скриптове на Mac, но нямате шанс на iOS.) В същото време имейлите често са директно свързани с отделни задачи, за да изпълня които трябваше да намеря даденото съобщение, или да отговоря на него, или неговото съдържание.
Въпреки че Mailbox не идва с опция за свързване на имейл клиент със списък със задачи, той поне създава такъв от себе си. Отложените съобщения ще ви напомнят във входящата ви кутия, сякаш са задачи във всеки списък със задачи, просто трябва да се научите как да работите с тях.
И накрая, Mailbox предлага и традиционно „подаване“. Вместо да архивирате, можете да запазите всяко съобщение или разговор във всяка папка, за да го намерите бързо по-късно, или можете да съхранявате свързани разговори на едно място.
Лесен за управление като алфа и омега
Контролът е ключът към лесната и ефективна работа на гореспоменатите процедури. Основният интерфейс на пощенската кутия не се различава от установените клиенти за електронна поща: левият панел със списък от отделни папки, средният панел със списък със съобщения и десният панел със самите разговори. Разбира се, говорим за Mac, но Mailbox не е особено неуместен и при iPhone. Разликата е основно в управлението – докато в други приложения просто цъкате навсякъде или използвате клавишни комбинации, Mailbox залага на простота и интуитивност под формата на „плъзгащи“ жестове.
Също толкова важно е, че плъзгането на пръста ви върху съобщението също го прехвърля на компютри, където е също толкова удобно решение с тъчпада на MacBook. Това е разликата, например, спрямо Mail.app, където Apple вече е започнала да прилага подобни принципи поне във версията за iOS, но за Mac това все още е тромаво приложение със стари механизми.
Плъзнете съобщение отляво надясно в пощенската кутия, ще се появи зелена стрелка, показваща архивиране, в този момент пускате съобщението и то автоматично се премества в архива. Ако плъзнете още малко, ще се появи червен кръст, който ще премести съобщението в кошчето. Когато плъзнете в обратната посока, или ще получите меню за отлагане на съобщението, или ще го поставите в избраната папка. Освен това, ако редовно получавате имейли, с които не искате да се занимавате през седмицата, а само през уикенда, можете да настроите автоматичното им отлагане в Пощенска кутия. Така нареченият Правилата за "плъзгане" за автоматично архивиране, изтриване или съхранение могат да бъдат зададени за всякакви съобщения.
Силата в малките неща
Вместо сложни решения, Mailbox предлага проста и изчистена среда, която не разсейва с излишни елементи, а фокусира потребителя предимно върху самото съдържание на съобщението. Освен това начинът, по който се създават съобщенията, създава усещането, че дори не сте в мейл клиента, а изпращате класически съобщения. Това усещане се засилва особено при използване на пощенска кутия на iPhone.
В края на краищата използването на Mailbox заедно с iPhone и Mac е невероятно ефективно, защото никой клиент не може да се конкурира с приложението на Dropbox, особено по отношение на скоростта. Mailbox не изтегля пълни съобщения като Mail.app, които след това съхранява във все по-големи обеми, а изтегля само абсолютно необходимите части от текстовете, а останалото остава на сървърите на Google или Apple1. Това гарантира максимална скорост при изтегляне на нови съобщения, поради което няма бутон за актуализиране на входящата кутия в Mailbox. Приложението поддържа постоянен контакт със сървъра и незабавно доставя съобщението в пощенската кутия.
Синхронизирането между iPhone и Mac също работи също толкова надеждно и изключително бързо, което ще разпознаете например по чернови. Пишете съобщение на вашия Mac и го продължавате на вашия iPhone за нула време. Черновите се обработват много умело от пощенската кутия – те не се показват като отделни съобщения в папката с чернови, а се държат като части от вече съществуващи разговори. Така че, ако започнете да пишете отговор на вашия Mac, той ще остане там, дори ако затворите компютъра си, и можете да продължите да пишете на вашия iPhone. Просто отворете този разговор. Малък недостатък е, че такива чернови работят само между пощенски кутии, така че ако случайно получите достъп до пощенската кутия от някъде другаде, няма да видите черновите.
Все още има пречки
Пощенската кутия не е решение за всеки. Мнозина може да не се чувстват комфортно с принципа на Inbox Zero, но тези, които го практикуват, например когато управляват задачи, може бързо да харесат Mailbox. Появата на версията за Mac беше ключова за използваемостта на приложението, без нея нямаше да има смисъл да използвате Mailbox само на iPhone и/или iPad. В допълнение, версията за Mac беше отворена за широката публика от няколко седмици от затворено бета тестване, въпреки че все още запазва бета псевдонима.
Благодарение на това можем да срещнем случайни грешки в приложението, качеството и надеждността на търсенето в стари съобщения също е по-лошо, но се казва, че разработчиците работят усилено върху това. Само за да търся в архива, понякога бях принуден да посетя уеб интерфейса на Gmail, защото в пощенската кутия дори не бяха изтеглени всички имейли.
Мнозина обаче ще намерят основен проблем при стартирането на самата пощенска кутия, която в момента поддържа само Gmail и iCloud. Ако използвате Exchange за имейл, нямате късмет, дори и да харесвате пощенската кутия повече. Както при някои други клиенти за електронна поща обаче, няма опасност Dropbox да се откаже от приложението си и да спре да го развива, напротив, можем да очакваме по-нататъшното развитие на Mailbox, което обещава по-приятно управление на иначе непопулярна електронна поща.
- На сървъри на Google или Apple, тъй като понастоящем пощенската кутия поддържа само акаунти в Gmail и iCloud. ↩
Хм Докато не може да прави Exchange, за мен е безполезен.
Ползвам го ежедневно и съм много доволен.
Но е вярно, че винаги включвам или собствения Mail клиент, или уеб интерфейса на Gmail за търсене, защото Mailbox е доста ненадежден в това отношение (надявам се, че все още).
Понякога също така показва PDF прикачения файл неправилно, например от Česká Spořitelna, потвърждението за плащане, което е в PDF, автоматично се показва като пълен текст в тялото на имейла, а имейлът също се показва като без прикачен файл.
Иначе обаче той ми помогна прекрасно да сортирам купчината имейли, които съм натрупала за хх години, така че съм доволен. Свързването на няколко акаунта също работи чудесно.
Използвам го и на iPad/iPhone и чакам Exchange, така че засега Airmail Beta на Mac, който горещо препоръчвам.
За съжаление, с това ограничение за Gmail е донякъде безполезно, ако използвате корпоративна поща...
Имам въпрос, възможно ли е да сортирате пощата (дори ръчно) в различни папки, т.е. например по адресати или ръчно създадени папки?
Ако не, някой знае ли за такъв?
Загрижен съм основно за средата на iOS.
благодаря
Да, с помощта на филтри. Създавате пощенски кутии с имена на получатели и/или групи и използвате филтри, където въвеждате параметри за всеки допълнителен филтър, след което имейлите отиват където искате и се сортират автоматично.
Съжалявам за моята грешка. Забравих да кажа, че Gmail и iCloud не са ми достатъчни.
Искам нещо универсално. Пробвах боксьор и той не може.
Мисля, че филтрите в Mail.app на Mac могат да се прилагат към всяка пощенска кутия. Но те се изпълняват само когато приложението е стартирано и имейлите са заредени (не се изпълняват на сървъра)
Не само заради Exchange, оставам със системната поща и добавката MailHub – добавката ще помогне значително при сортирането и организирането на съобщения и дори може да зададе напомняне за конкретно съобщение. Всъщност той може да изпълнява функциите, описани тук, и нещо повече. Всъщност все още трябва да намеря добавка, която да показва прикачени файлове към имейли отделно от тялото на съобщенията и възможност за отваряне на документи на Word и Excel директно в прозореца на клиента с опция за копиране на съдържанието (както е в случая с MS Outlook) и нямаше да имам нищо, което да пропусна в Mail: -)
Няма ли нещо подобно на MailHub за iOS?
Началото с това приложение беше доста неудобно за мен. Но когато успяхме да сортираме имейлите за кратко време, започнах да се наслаждавам на това приложение.
Просто ме притеснява, че не мога да настроя другите си имейли, които съм задал на gmail по време на оди.
много бавен на iphone 4 (iOS 7). За разлика от тях, класическото приложение Mail.app е супер бързо. Така че се върнах към класиката, която е настроена със системата.
Има ли начин да работите с маркирани имейли от Mail.app в пощенската кутия? Би било полезно за мен да постигна синхронизиране със сравнително нова папка, която би излекувала маркираната роля. В текущия работен процес сортирам имейлите на маркирани и последни
Струва ми се, че приложението яде доста батерия (ip5s с ios7). Някой има ли подобен опит?
защо виждам 2700 имейла над иконата? приложението не може ли да направи разлика между прочетено и непрочетено?
Това е принципът на нулевата входяща кутия. Едно съобщение се счита за разрешено само когато бъде преместено в архива. Няма смисъл да се прави разлика между прочетени и непрочетени съобщения, а само да се броят съобщенията във входящата кутия.
Използвам приложението от около месец и първоначалният ми ентусиазъм постепенно се превръща в разочарование. Идеята е страхотна, но приложението все още е доста непоискано. Особено ме притеснява следното – когато има голям брой имейли, на iPhone 4s с iOS 7.1 е невероятно бавен, когато щракна върху съобщение в тема с голямо количество разговор, произволно започва да скролва някъде в средата на текста и не мога да прикача никакви прикачени файлове на ipad air (след щракване върху съответния бутон нищо не се случва). Акцентът днес беше, когато работих върху имейла си на iPhone, запазих го в черновата, върнах се към него след известно време на iPad, завърших писането, изпратих го и след това разбрах, че черновата е изпратена, без допълнителни редакции. Въпреки това съм почти сигурен, че изпратих цялото съобщение. Така че търся доказана алтернатива. Някой решавал ли е подобен проблем?