Вратислав Холуб Във време, когато трябва да спазваме социално дистанциране и същевременно да работим в тясно сътрудничество, съвременните технологии играят ключова роля. Колкото по-добре ИТ екипите на компанията могат да направят този преход, толкова повече могат да помогнат на служителите и колегите да се чувстват уверени и подкрепени. Western Digital представя осем съвета за вашите ИТ екипи.
Може да бъде те интересуват
Павел Йелич Като предварителна мярка в рамките на кризата с коронавируса все повече компании, компании, но и правителствата на отделни държави препоръчват или дори директно препоръчват работа от вкъщи. ИТ екипите сега са изправени пред задачата да направят този преход и да осигурят системите за данни, мобилните компютърни устройства и приложенията в новите условия. Те са изправени пред предизвикателството да гарантират, че служителите и колегите се чувстват сигурно свързани и напълно продуктивни дори когато работят от вкъщи. Събрахме няколко съвета от нашите собствени ИТ екипи, които могат да помогнат с тези промени и да осигурят по-успешен работен процес.
Не се бавете. Започнете днес (буквално веднага)
Повечето компании и фирми вече са преместили част от работната си сила в домашната си среда. Но ако това е само малка част, бъдете готови за напълно различен сценарий, в случай че стотици или хиляди хора едновременно се нуждаят от отдалечени връзки към виртуални системи. Ако вашият бизнес все още не е внедрил работа от вкъщи или само частично, използвайте това време, за да се подготвите за потенциалната ситуация, при която повечето служители ще имат нужда от достъп до приложения и данни от отдалечени места. Да бъдете една крачка пред вашата инфраструктура за данни и да разполагате с насоки и документация предварително ще ви помогне да осигурите плавен преход към нов начин на работа във вашия бизнес през тези критични времена.
Тествайте до първия отказ
Тествайте системите си, за да гарантирате производителност, надеждност и мащабируемост. Тества приложения и хардуерна инфраструктура за максимално натоварване. Проверете колко връзки може да обработи вашият VPN. И изпратете ИТ екипа да опита да работи от вкъщи. Разберете къде може да има пропуски и слаби места при работа от разстояние. Много по-добре е да разберете какво се поврежда по време на тестването, отколкото когато служителите разчитат изцяло на системата. Така че разберете предварително къде са слабите места и ги поправете веднага.
Популяризирайте правилната опция сред множеството инструменти за комуникация и сигурност
Има безброй приложения за виртуални срещи, брифинги, споделяне на документи, създаване на проекти и други инструменти за управление и е вероятно хората във вашия бизнес днес да използват повече от едно (упълномощено или не). Сега е моментът да наложите официалните инструменти и приложения, които служителите трябва да използват. Уверете се в броя на лицензите и съставете инструкции (достъпни и споделени) за това как да инсталирате и използвате избраните приложения.
Може да бъде те интересуват
Пригответе се за непрекъснато наблюдение и поддръжка 24/7
При всяка нова ситуация ще трябва внимателно да наблюдавате инфраструктурата и да можете да реагирате в реално време на прекъсвания. Бъдете готови да предоставите ИТ поддръжка по-широко и по различно време на деня.
Създайте политика относно използването на лаптопи, периферни устройства и достъп до услуги
Ще трябва да въведете насоки и разпоредби за това как вашата компания може да поддържа служители, работещи от вкъщи, с инструменти като достъп до интернет и техническо оборудване. Трябва да получите отговори на следните въпроси:
- Колко служители ще имат нужда от лаптоп, за да работят от вкъщи? Колко лаптопа можете да предоставите?
- Ще плаща ли компанията за интернет връзка и телефонни разговори?
- Ами ако някой няма или няма достатъчно интернет връзка?
- Какъв е подходът и инструкциите за поръчка на периферни устройства като клавиатури, монитори, слушалки и други?
Създайте практична (и достъпна) документация
Колкото повече можете да подкрепите отдалечената работна сила да използва правилните инструменти, толкова повече ще повлияете на производителността на компанията, но също и на положителното настроение в компанията. Подгответе правилната документация и ресурси, така че всички да могат да работят по-добре - както служителите, които сега работят от вкъщи, така и вашият собствен ИТ екип. Уверете се, че сте създали ясно място, където служителите могат да намерят инструкции и ръководства за това как да инсталират избрани приложения и инструменти и къде да намерят тези приложения. Освен това отделете малко време, за да се уверите, че всички ваши документи, файлове и достъп до акаунти за всички системи са достъпни за всички ключови членове на вашия ИТ екип.
Повторете
Сега също е добър момент да разберете какво още може да се автоматизира във вашите работни процеси. Особено въпроси, насочени към техническа поддръжка. Ще срещнете много подобни въпроси, а инструменти като AI чатботове ще помогнат за облекчаване на натиска върху вашия ИТ екип. Всичко, което може да бъде автоматизирано, освобождава вашия екип да поема по-сложни задачи
Заедно можем да създадем по-добър домашен офис
Съвети и съвети как да създадете работен кът, да организирате работната си повърхност, как да си сътрудничите със семейството си в споделени пространства или да планирате почивки и престой - дори и с това може да се наложи да помогнете на колегите си да постигнат максимална производителност, докато са в безопасност свързан от вашия дом. Използвайте разнообразни средства за комуникация - уроци, обмяна на опит, споделени работни срещи - и помогнете да намерите начини да бъдете по-ефективни и да сте още по-добре свързани във виртуалната среда. Можете да предложите виртуални услуги за малко по-лична комуникация тип бюро за помощ, можете да създадете пространство за неформални дискусии извън работата. Бъди креативен.
Сега технологията играе ключова роля. Необходимо е да помогнем на хората да поддържат връзка помежду си във време, когато трябва да поддържаме социална изолация. Тези неочаквани промени представляват предизвикателство както за ИТ инфраструктурата, така и за морала на служителите. По-добре работещите ИТ екипи могат значително да допринесат за успешна промяна в комуникацията. Колкото повече ИТ екипи помагат, толкова по-голяма подкрепа ще почувстват служителите и ще поддържат положителна ангажираност. Бихме искали да благодарим на нашите ИТ екипи за тяхната упорита работа, иновации и търпение по време на тази промяна. И към читателите… бъдете здрави, общувайте колкото е възможно повече и помнете… архивирайте!
